Microsoft Access là phần mềm nổi tiếng ở mảng phân tích thống kê dữ liệu và được sử dụng phổ biến, đem lại tính tiện ích cao. Vậy Microsoft Access là gì, cách sử dụng như thế nào mới đạt hiệu quả? Mọi thắc mắc này của bạn sẽ được Kitudacbiet.co giải mã thông qua bài viết sau đây.

Microsoft Access là gì?

Microsoft Access được hiểu là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, giúp chúng ta lưu lại thông tin chủ thể. Ngoài ra, các tính năng có trong Microsoft Access tự điều hành thông tin nên người dùng chỉ việc điền dữ liệu. Nhiệm vụ lưu giữ, thống kê giữ liệu do phần mềm này tự động thực hiện.

Nhờ có Microsoft Access mà tính chất công việc được giảm đi đáng kể, tiết kiệm nhiều thời gian, công sức cho người dùng. Với Microsoft Access, bạn hoàn toàn có thể cập nhật thêm thông tin, chỉnh xửa khi cần thiết, xuất dữ liệu báo cáo.

Microsoft Access là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

Microsoft Access là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Access

Khi đã biết Microsoft Access là gì, bạn hãy thao tác theo các bước hướng dẫn như sau:

Tạo cơ sở dữ liệu

+ Đầu tiên, tại thẻ File bạn chọn New.

+ Đặt tên cho file dữ liệu để thuận tiện nhận biết.

Nhập dữ liệu

+ Bạn xác định cấu trúc dữ liệu và tìm hình thức cơ sở dữ liệu sao cho phù hợp như mẫu, bảng, truy vấn, báo cáo…

+ Bước tiếp bạn tạo bảng nhập nội dung với từng dạng riêng biệt, chỉ ra thông tin khác nhau nhằm đơn giản hoá tầm nhìn.

+ Nhập dữ liệu từ bên ngoài.

+ Chèn cột, chèn hình ảnh bằng các thanh công cụ ở Microsoft Access.

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

+ Tạo cột ID trước khi thiết lập quan hệ giúp các bảng dễ liên kết nhau.

+ Tại Tab, bạn chọn Database tools, tìm đến Relationship.

+ Bạn nhấn giữ chuột từ bảng này đi tới bảng khác để tạo mối quan hệ. Sau đó, chọn Enforce Referential Integrity.

Tạo truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn

Truy vấn là hoạt động mà người dùng có thể xem, nhập, chỉnh sửa dữ liệu theo yêu cầu. Hay hiểu một cách khác, nó trở thành công cụ cần thiết phục vụ mục đích làm báo cáo.

+ Từ Query Design, bạn tìm Create để tiếp tục thiết kế truy vấn.

+ Ở The show Table, bạn chọn Table rồi ấn Close.

+ Chọn cột truy vấn và bấm Design.

+ Bạn thêm tiêu chuẩn cần thiết.

+ Di chuyển tới Design, chọn Run hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

Tạo và dùng biểu mẫu

Microsoft Access là gì lưu trữ, thống kê dữ liệu tại biểu mẫu nên bạn hãy chọn bảng biểu mẫu. Tiếp đó, bạn nhấn nút Form ở tab mới rồi tìm những cơ sở dữ liệu phù hợp thông tin mong muốn. Dựa vào nút mũi tên bạn điều hướng biểu mẫu mới hoặc di chuyển đến trang mình cần tìm.

Tạo báo cáo

Trước tiên, bạn chọn bảng, nhập tab mới để tạo nguồn báo cáo, thêm vào đó các miền và các bộ phận cần thiết, sau đó lưu lại và chia sẻ.

Ví dụ sử dụng Microsoft Access lưu trữ cơ sở dữ liệu

Ví dụ sử dụng Microsoft Access lưu trữ cơ sở dữ liệu

Như vậy, làm theo hướng dẫn trên đây là bạn đã hoàn thành công việc thật nhanh chóng, hiệu quả rồi. Hy vọng qua thông tin bài viết cung cấp phần nào giúp bạn biết được ứng dụng Microsoft Access là gì. Bạn hãy áp dụng trong trường hợp cần thiết và đừng quên nhận sự hỗ trợ bởi Kitudacbiet.co ngay khi gặp vướng mắc nhé!