Hướng dẫn quy trình lập bảng chấm công Excel đơn giản

Ngay bây giờ, bạn hãy cùng Kitudacbiet.co tìm hiểu về quy trình lập bảng chấm công Excel chi tiết nhất. Qua đó, đảm bảo hiệu quả, thể hiện tính chuyên nghiệp hoá đối với hoạt động quản trị nhân lực. Đồng thời, hệ thống giúp lưu trữ dữ liệu tốt, linh hoạt hơn so với kiểu chấm công truyền thống.

Phân chia bố cục bảng chấm công Excel

Thông thường, mô hình bảng chấm công Excel sẽ bao gồm 13 sheet. Song thực tế trong đó phân chia thành nội dung thành 2 sheet với 1 sheet làm danh sách nhân viên và 1 sheet làm 1 tháng chấm công. Hoàn thành tháng 1 sẽ copy cho các tháng tiếp theo.

Về sheet danh sách nhân viên

Nội dung ghi tên và mã của nhân viên, yêu cầu tạo mã riêng để tránh sự trùng lặp với những người tên giống nhau. Bên cạnh đó còn có ngày sinh, quê quán, số CMND/CCCD, ngày vào làm việc…

Tạo sheet nhân viên đơn giản
Tạo sheet nhân viên đơn giản

Quá trình tạo sheet nhân viên, bạn hãy để trống 2 – 3 dòng trên cùng để liên kết tới các sheet khác dễ dàng. Ngoài ra, để 1 cột dự phòng bên trái giúp bổ sung dữ liệu khi cần thiết.

Sheet tháng 1

Bạn tạo khung bảng chấm công, bao gồm các nội dung tiêu đề, tháng, bộ phận chấm công, định mức với ngày công trong tháng. Về hệ thống cột có mã nhân viên, tên nhân viên, các ngày trong tháng, 4-5 cột tính quy ra công, dành ra 1 cột để ghi chú.

Tạo sheet chấm công tháng 1
Tạo sheet chấm công tháng 1

Tạo ngày tháng trên bảng chấm công Exel

+ Trước tiên, bạn xác định năm sử dụng của bảng chấm công Excel rồi nhập vào ô D1.

+ Ở ô B4, xác định tháng chấm công bạn nhập hàm =date($D$1;1;1) tương ứng giá trị năm, tháng, ngày. Dấu ngăn cách trong hàm có thể sử dụng dấu ; hay dấu , tuỳ theo thiết lập máy tính.

Xác định ngày, tháng, năm bảng chấm công
Xác định ngày, tháng, năm bảng chấm công

+ Tiếp theo, tại ô B4, bạn thao tác: Format Cell -> Custom rồi nhập giá trị vào ô Type bên phải với [“tháng “mm” năm “yyyy]. Sau đó nhấn OK.

Nhập ngày, tháng, năm
Nhập ngày, tháng, năm

+ Để hiển thị đầy đủ nội dung và dễ nhìn, bạn Marge Cell từ ô B4 đến D4.

+ Tại ô ngày 1 (E9), bạn nhập =b4 xác định ngày đầu tiên của tháng.

+ Sang ô F9, bạn nhập =e9+1 dùng cho ngày tiếp theo trong tháng.

+ Copy ô F9  sang các ô bên cạnh bằng cách bôi đen hết các ô ngày rồi bấm Ctrl + R. Hoặc thực hiện theo hình:

+ Tiếp tục, bôi đen ô E9 đến AI9, chọn Format Cells -> Custom, tại mục Type bạn gõ chữ dd, sau đó nhấn OK.

Thao tác chỉ hiển thị ngày
Thao tác chỉ hiển thị ngày

+ Tại ô E10 của bảng chấm công Excel, bạn nhập hàm =CHOOSE(WEEKDAY(E9);”Chủ nhật”;”T. hai”;”T. ba”;”T. tư”;”T. năm”;”T. sáu”;”T. bảy”).

Nhập hàm trả giá trị ngày chấm công
Nhập hàm trả giá trị ngày chấm công

Trong đó:

  • Choose: Hàm chọn giá trị với giá trị đầu tiên chọn làm căn cứ xác định.
  • Weekday(E9): Lấy giá trị ngày trong tuần của ô E9, thường bắt đầu tư Chủ nhật, kết thúc là thứ 7 với giá trị số trả về từ 1 – 8.

+ Copy công thức ô E10 vừa hoàn thành sang các ô kế tiếp chỉ ngày cho đến hết.

Copy giá trị hàm cho tất cả các ngày trong tháng
Copy giá trị hàm cho tất cả các ngày trong tháng

+ Thứ 7 và chủ nhật là những ngày thường được tự động đổi màu so với các thứ khác trong tuần. Bạn thao tác theo hướng dẫn:

Bôi đen toàn bộ nội dung ngày tháng, chọn Conditional Formatting -> Condittional Formatting, chọn New Rule
Bôi đen toàn bộ nội dung ngày tháng, chọn Conditional Formatting -> Condittional Formatting, chọn New Rule
Tại New Formatting Rule, chọn dòng cuối của mục Select a Rule Type
Tại New Formatting Rule, chọn dòng cuối của mục Select a Rule Type
Nhập hàm =if(weekday(e$9)=1;true;false) vào Format values where this formula is true, nhấn Format chọn định dạng
Nhập hàm =if(weekday(e$9)=1;true;false) vào Format values where this formula is true, nhấn Format chọn định dạng
Kết quả Conditional formatting cho ngày chủ nhật
Kết quả Conditional formatting cho ngày chủ nhật

Thực hiện tương tự đối với ngày thứ 7 theo hàm  =if(weekday(e$9)=7;true;false).

Kết quả định dạng tự động đổi màu cho ngày thứ 7 và chủ nhật
Kết quả định dạng tự động đổi màu cho ngày thứ 7 và chủ nhật

+ Định dạng các cột không chứa ngày, phổ biến nhất đối với tháng 2 trong năm. Bảng chấm công sẽ tự động bôi đen ngày để trống khi bạn thực hiện:

  • Tại ô B4, sửa tạm giá trị tháng là 2.
  • Bôi đen vùng trong bảng rồi tương tự thao tác như đổi màu ngày thứ 7, chủ nhật với hàm được nhập là =if(e$9=””;true;false). Sau đó, bạn chọn định dạng là màu xám cho chữ và nền.\
Kết quả thu được sau khi định dạng tháng 2
Kết quả thu được sau khi định dạng tháng 2

Đặt ký hiệu chấm công

Lựa chọn một số loại chấm công tương ứng hình thức mà đơn vị, doanh nghiệp áp dụng.

Ký hiệu chấm công
Ký hiệu chấm công

Hàm và công thức tính công cho bảng chấm công Excel

Tại cột AJ – Ngày công thực tế, đặt hàm =COUNTIF($E11:$AI11;$G$34) ở ô AJ11. Nội dung của hàm này là đếm số lần xuất hiện giá trị ô G34 (ký hiệu chấm công ngày cộng đủ) thuộc vùng E11 – AI11 (số ngày công trong tháng của nhân viên đầu tiên – hàng 11.

Lưu ý cố định các cột E, AI để lúc copy công thức không làm ảnh hưởng vùng chấm công. Thao tác tương tự các cột theo công thức:

+ Ô AK11 (chấm nửa công): =COUNTIF($E11:$AI11;$G$35).

+ Ô AL11 (chấm ngày nghỉ nhân viên vẫn được hưởng lương): =COUNTIF($E11:$AI11;$G$36).

+ Ô AM11 (ngày nghỉ không lương): = COUNTIF($E11:$AI11;$G$37).

+ Ô AN11 (nhân viên nghỉ ốm đau, thai sản): =COUNTIF($E11:$AI11;$G$38).

Theo yêu cầu tính cụ thể mà tổng số ngày công tính có sự khác nhau. Ở ví dụ này sẽ áp dụng:

Tổng ngày công = Ngày công thực tế (AO11) + Nửa công (AJ11+AK11) x 0,5 + Nghỉ hưởng lương (AL11) + Ốm đau, thai sản (AN11).

Hoàn thành công thức, copy xuống đối với các nhân viên khác
Hoàn thành công thức, copy xuống đối với các nhân viên khác

Như vậy, từ hướng dẫn lập bảng chấm công Excel trên đây bạn sẽ rất nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ. Chúc bạn thành công!

Viết một bình luận

Có thể bạn thích!

Ghi nhớ cách nhập số điện thoại trong Excel chính xác

Ghi nhớ cách nhập số điện thoại trong Excel chính xác

Nhu cầu nhập số điện thoại trong Excel trở nên phổ biến đối với mọi người dùng. Vì thế, để hoàn thành công việc hiệu quả, bạn hãy tham khảo ngay hướng dẫn các cách được Kitudacbiet.co tổng hợp qua bài viết này nhé! Nội dung chính:Chuyển dữ liệu sang dạng Text để nhập số điện thoại … Đọc tiếp Ghi nhớ cách nhập số điện thoại trong Excel chính xác

Tìm hiểu in trang chẵn lẻ trong Word 2010 như thế nào?

Tìm hiểu in trang chẵn lẻ trong Word 2010 như thế nào?

Vì thế, để đảm bảo in trang chẵn, lẻ trong word 2010 hiệu quả, nhanh chóng, bạn nhất định đừng bỏ qua bài viết này. Kitudacbiet.co sẽ đưa ra hướng dẫn chi tiết dành cho bạn về cách in tài liệu hiệu quả, nhanh chóng nhất! Nội dung chính:Lý do cần in trang chẵn, lẽ trong word … Đọc tiếp Tìm hiểu in trang chẵn lẻ trong Word 2010 như thế nào?

Cách nối ký tự trong Excel với hàm CONCAT và TEXTJOIN

Cách nối ký tự trong Excel với hàm CONCAT và TEXTJOIN

Để cùng tìm hiểu cách thức thao tác nối ký tự trong Excel với hàm CONCAT và hàm TEXTJOIN. Bạn nhất định đừng bỏ qua thông tin hướng dẫn chi tiết từ Kitudacbiet.co ngay sau đây. Nội dung chính:Nối ký tự trong Excel bằng hàm CONCATNối ký tự trong Excel với hàm TEXTJOIN Nối ký tự trong … Đọc tiếp Cách nối ký tự trong Excel với hàm CONCAT và TEXTJOIN

Tổng hợp một số bí kíp xoá khoảng trắng thừa trong Excel

Tổng hợp một số bí kíp xoá khoảng trắng thừa trong Excel

Để có thể xoá khoảng trắng thừa trong Excel nhanh chóng tại nhiều vị trí khác nhau, bạn đừng bỏ qua chia sẻ từ Kitudacbiet.co. Chúng tôi sẽ bật mí cho bạn bí kíp sử dụng hiệu quả với hàm TRIM, tính năng Find & Replace và công thức SUBTITUTE. Nội dung chính:Sử dụng hàm TRIM xoá … Đọc tiếp Tổng hợp một số bí kíp xoá khoảng trắng thừa trong Excel

Tìm hiểu hai cách chia ô chéo trong Excel cực đơn giản

Tìm hiểu hai cách chia ô chéo trong Excel cực đơn giản

Thực tế, chia ô chéo trong Excel hoàn toàn không khó như nhiều người vẫn nghĩ. Ngay khi bắt tay vào thực hiện theo hướng dẫn bởi Kitudacbiet.co, bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành mục đích mong muốn. Nội dung chính:Chia ô chéo trong Excel bằng tuỳ chọn Format CellsSử dụng công cụ Shapes để chia ô … Đọc tiếp Tìm hiểu hai cách chia ô chéo trong Excel cực đơn giản

Cách phục hồi file Excel chưa lưu hữu ích dành cho bạn

Cách phục hồi file Excel chưa lưu hữu ích dành cho bạn

Thông thường, trong quá trình sử dụng Excel có thể bạn làm mất file mà chưa kịp lưu. Phổ biến hay gặp nhất là máy tính bị lỗi Windows, bị mất điện đột ngột dẫn đến máy sập nguồn… Gặp phải các trường hợp này, bạn hãy làm theo hướng dẫn cách phục hồi file Excel … Đọc tiếp Cách phục hồi file Excel chưa lưu hữu ích dành cho bạn